Dicas para cumprimentar visitantes no escritório

Saudação

Como a pessoa sentada atrás da recepção do seu escritório, você está no controle das primeiras impressões dos visitantes da empresa. Aqui está como garantir que essas primeiras impressões são positivas:

1. Profissionalismo do projeto

Lembra-te que és um dos bens mais importantes da empresa. Como recepcionista, você é um guardião, mas também é acusado de dar aos visitantes o primeiro gosto da cultura do Escritório. Ao projetar um comportamento profissional e capaz, Você implica que a experiência dos hóspedes com o negócio como um todo irá seguir o exemplo namastê significado.

2. Cumprimentem todos os visitantes alto e bom som

Embora pareça evidente, muitos trabalhadores da recepção murmuram as suas saudações. Dizer “Bom dia” ou “boa tarde” em um tom firme e audível transmite um ar de capacidade de certeza de ser apreciado por todos os visitantes do Escritório.

3. Pergunte aos visitantes com quem se encontra o seu encontro

Assumindo que um convidado está lá para ver a pessoa errada sugere ineficiência, algo que ninguém no seu negócio quer que essa pessoa se sinta a entrar em um intercâmbio profissional com a sua empresa.

4. Peça o nome do visitante e anote a pronúncia

Desta forma, quando você alertar um membro de seu escritório que seu visitante está no local, você também vai garantir que eles sabem como se dirigir ao visitante, no caso de ele ou ela tem um nome com uma pronúncia única.

5. Manter o visitante informado

Depois que você notificou um colega que seu visitante chegou, deixe o visitante saber que você fez isso

6. Oferecer bebidas

Se o seu colega lhe diz que eles estão amarrados em uma chamada ou preso em uma reunião e pode ser atrasado na saudação de seu visitante, oferecer ao hóspede qualquer refresco que você pode ter na mão. Atos simples de hospitalidade, como oferecer um copo de água ou uma xícara de chá, pode ser um gesto simples que serve para mitigar qualquer frustração que um visitante espera pode ter.

7. Conheça o terreno

Como a pessoa sentada atrás da recepção, você vai ser aquele que perguntou onde é a casa de banho, onde os suprimentos estão localizados, e miríade de outras perguntas básicas sobre o escritório. Certifique-se de que você é capaz de dar facilmente direções para as partes básicas do Escritório: lavatório; fonte de bebida; máquinas de cópia e fax; armário de suprimentos.

8. Mantém a calma

Como a pessoa encarregada de lidar com aqueles que entram e saem de um escritório, é provável que você será jogado em uma situação de estresse ocasional: vários visitantes de uma vez; várias linhas telefônicas tocando simultaneamente; perguntas que você pode não ter respostas. Manter a calma em qualquer situação é fundamental para fornecer assistência de primeira qualidade.

Os visitantes do seu escritório, bem como os seus colegas, manterão a fé, mesmo que você peça que eles aguardem a sua vez para a sua assistência, desde que você sempre projetar uma maneira profissional, pode-fazer. Pedir às pessoas que se aguentem enquanto se encontra a resposta a uma pergunta difícil ou a uma tarefa de alta prioridade é perfeitamente aceitável-lembre—se que pode regular a ordem e a forma como as coisas são feitas no gabinete da frente. Ao governares a situação, não deixarás que ela te governe.

9. Saber quando pedir ajuda

Embora você seja o encarregado de oferecer assistência, como os exemplos anteriores mostram, uma pessoa nem sempre pode ser tudo para todas as pessoas. Portanto, certifique-se de que seus supervisores deixá-lo treinar outro colega nos telefones e outras tarefas de recepção, no caso de você precisa se afastar da área ou recrutar assistência no meio de um tempo de alto tráfego. Às vezes, apenas saber que o backup está disponível se necessário pode ajudá-lo a executar o seu trabalho de forma mais capaz.

10. Diversificar sempre que possível

Embora seja você quem garante que os visitantes do Escritório recebem o que precisam da experiência, não se sinta confinado a esse papel. Qualquer local de trabalho pode beneficiar de um empregado disposto a assumir mais responsabilidade do que solicitado. Preencha o tempo de inatividade com projetos que possam ajudar seus colegas, e não só suas ações com eles irão subir, mas você vai ter certeza de continuar a desenvolver-se como um ativo para a sua empresa.